Ilmoita väärinkäytöksestä

Ilmoitus tehdään kirjallisesti, ensisijaisesti Suomenlinnan hoitokunnan väärinkäytösten ilmoituskanavassa täytettävällä lomakkeella, jonka kautta ilmoituksen tekeminen, lisätietojen pyytäminen ja muu mahdollinen viestintä sujuu tietoturvallisesti.

Suomenlinnan hoitokunnassa ei oteta vastaan nimettömiä ilmoituksia. Ilmoitukseen pääsy on ainoastaan käsittelytiimillä.

Tästä linkistä pääset tekemään ilmoituksen.

1. Kuvaa tapahtuma tai väärinkäytös mahdollisimman tarkasti. Mitä yksityiskohtaisempi ilmoitus on, sitä paremmin tapausta pystytään tutkimaan.
2. Kuvaa mahdollisimman tarkasti, mitä organisaation osaa ilmoitus koskee.
3. Anna halutessasi tapahtuman päivämäärä ja kellonaika.
4. Lopuksi voit lisätä ilmoitukseen liitetiedostoja
5. Lähetä ilmoitus.
6. Järjestelmä antaa salasanan, jolla voit kirjautua seurantasivulle katsomaan ilmoituksesi käsittelyä ja keskustelemaan käsittelijän kanssa. Pidä salasana tallessa, jotta pääset kirjautumaan seurantasivulla https://new.webropolsurveys.com/WB/Login

Muut ilmoitustavat

Tarvittaessa ilmoitus on mahdollista tehdä myös turvaviestillä käsittelytiimin jäsenelle. Tällainen tilanne voi tulla kysymykseen esimerkiksi silloin, jos ilmoitus koskee jotakin käsittelytiimin jäsentä. Mikäli ilmoitus koskee käsittelytiimin jäsentä, pyydä turvaviestiä sähköpostitse käsittelytiimin toiselta jäseneltä. Ilmoituksen voi tehdä vastaamalla turvaviestiin.

Ilmoittajansuojelulain 8 § mukaisissa tilanteissa ilmoituksen voi tehdä Oikeuskanslerin keskitetyn ilmoituskanavan kautta, esimerkiksi sellaisessa tapauksessa, että tehtyä ilmoitusta ei ole asianmukaisesti käsitelty sisäisessä ilmoituskanavassa 3 kuukauden määräajan sisällä.

Suomenlinnan hoitokunnassa on riippumaton käsittelytiimi, jonka tehtävänä on vastaanottaa, analysoida, tutkia, raportoida ja koordinoida ilmoitusten käsittelyä virastossa. Suomenlinnan hoitokunnan käsittelytiimissä ovat johtaja Ilari Kurri, hallintojohtaja Kirsi Moisander, turvallisuusasiantuntija Jenni Sundberg sekä henkilöstöasiantuntija Marianne Tokola.

Käsittelijät varmistavat riippumattomuutensa. Esteellisenä asian käsittelyyn ei osallistuta. Tarvittaessa asian käsittelyyn otetaan mukaan OKM:n edustaja. Tällainen voi olla esimerkiksi tilanne, jossa ilmoitus koskee johtajaa.

Käsittelemme kaikki ilmoitukset hyvän hallinnon periaatteita noudattaen, luottamuksellisesti ja hyvien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Ilmoittajan henkilötietoja ei paljasteta väärinkäytösilmoituksen kohteelle tai tutkinnan ulkopuolisille henkilöille.

Ilmoittajalle toimitetaan vastaanottovahvistus seitsemän päivän sisällä ilmoituksen vastaanottamisesta.

Tilannearvio

Käsittelytiimi tekee ilmoituksesta tilannearvion, muun muassa onko kyseessä ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluva ilmoitus tai ilmoituskanavaan kuulumaton ilmoitus esimerkiksi asiakaspalaute. Mikäli tilannearviossa selviää, että ilmoitus ei kuulu ilmoituskanavassa käsiteltäviin, ollaan ilmoittajaan yhteydessä ilmoituksen mahdollisesta siirtämisestä muuhun Suomenlinnan hoitokunnan käsittelyprosessiin tai toiselle ko. asiassa toimivallan omaavalle viranomaiselle. Mikäli ilmoitusta ei ole tarpeen siirtää, ilmoittajalle ilmoitetaan, ettei jatkotoimia suoriteta. Tilanne voi koskea esimerkiksi täysin puutteellista tai selkeästi aiheetonta ilmoitusta.

Jatkotoimenpiteiden arvio

Käsittelytiimi arvioi tarvittavan tutkinnan jatkotoimenpiteet, mikäli ilmoituksen on todettu kuuluvan ilmoituskanavaan kuuluvaksi väärinkäytösilmoitukseksi. Ilmoituksen käsittelyn aikana voidaan asiantuntijoiksi kutsua Suomenlinnan hoitokunnan muita työntekijöitä tai hoitokunnan ulkopuolisia asiantuntijoita tutkimaan asiaa. Ilmoittajaan ollaan tarvittaessa yhteydessä mahdollisten lisätietojen saamiseksi.

Tiedonanto ilmoittajalle

Käsittelytiimi antaa tiedon jatkotoimenpiteistä kolmen kuukauden kuluessa ilmoituksen vastaanottoilmoituksesta. Tieto toimenpiteistä annetaan siinä laajuudessa kuin se kolmen kuukauden aikarajan, salassapidon ja muut seikat huomioiden on mahdollista.

Käsittelyprosessin aikana yhteydenpito ilmoittajaan tapahtuu Suomenlinnan hoitokunnan ilmoituskanavan kautta. Jos ilmoitus on tehty turvaviestillä, yhteydenpito tapahtuu myös turvaviesteillä.

Tutkinnan tulokset

Tutkinnan perusteella jatkotoimenpiteistä ja niiden toimeenpanosta päättää Suomenlinnan hoitokunta työjärjestyksensä mukaisesti. Vaihtoehtoisesti voidaan todeta, että ilmoitus ei johda toimenpiteisiin. Korjaavat toimenpiteet voivat olla esimerkiksi henkilöstöhallinnollisia toimia, prosessien tai sisäisen valvonnan kehittämistä, rikosilmoituksen tekemistä tai muuta sellaista. Mahdollisuuksien mukaan ilmoittajalle voidaan ilmoittaa myös tutkinnan lopullisista tuloksista.

1 Rekisterin nimi

Väärinkäytösten ilmoituskanava (whistleblowing)

2 Rekisterinpitäjä

Suomenlinnan hoitokunta
Suomenlinna C 40, 00190 Helsinki

Puhelin (vaihde): 0295 338 300,
Sähköposti: kirjaamo(a)suomenlinna.fi

3 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Jenni Sundberg, turvallisuusasiantuntija
Marianne Tokola, henkilöstöasiantuntija

Suomenlinna C 40, 00190 Helsinki
Puhelin (vaihde): 0295 338 300,

sähköpostit:
jenni.sundberg(a)suomenlinna.fi
marianne.tokola(a)suomenlinna.fi

4 Tietosuojavastaava

Yhteystiedot
Puhelin (vaihde) 0295 338 300, tietosuoja(a)suomenlinna.fi

5 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Whistleblowing-ilmoituskanavan ylläpito perustuu Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiiviin unionin oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (EU 2019/1937) sekä kansalliseen lainsäädäntöön, jolla ilmoittajansuojelua toteutetaan (ilmoittajansuojelulaki, 1171/2022).
Ilmoituksen voi tehdä henkilö, joka työnsä yhteydessä havaitsee tai epäilee yleisen edun vastaista toimintaa. Ilmoituksia voivat tehdä Suomenlinnan hoitokunnan nykyiset työntekijät, entiset työntekijät ja erilaiset sidosryhmät kuten harjoittelijat, siistijät, vuokratyöntekijät, konsultit ym.

Ilmoituskanavan tarkoituksena on varmistaa, että Suomenlinnan hoitokunnassa noudatetaan ilmoittajansuojelulain 2 §:ssä tarkoitettua Euroopan unionin ja kansallista lainsäädäntöä.

Ilmoittajansuojelulain mukaan ilmoittajansuojelua sovelletaan ilmoituksiin, joissa ilmoitetaan rikoksista, rikkomuksista, väärinkäytöksistä tai muista teoista tai laiminlyönneistä, joita on pidettävä direktiivin liitteessä mainittujen Euroopan unionin asetusten tai kansallisten lakien rikkomisena seuraavilla lainsäädännön aloilla:

• julkiset hankinnat
•  rahoituspalvelut, rahanpesu ja terrorismin rahoituksen ehkäisy
• tuoteturvallisuus
• liikenneturvallisuus
• ympäristönsuojelu
• ydinturvallisuus
• elintarvikkeiden ja rehujen turvallisuus, eläinten terveys ja hyvinvointi
• kansanterveys
• kuluttajansuoja
• yksityisyyden ja henkilötietojen suoja sekä verkko- ja tietojärjestelmien turvallisuus.

Ilmoituskanavaan tulevien ilmoitusten sisältämiä henkilötietoja sekä ilmoitusten tutkinnassa esille tulevia henkilötietoja käytetään mahdollisen väärinkäytösten selvittämiseksi ja ehkäisemiseksi.

Henkilötietojen käsittely perustuu Suomenlinnan hoitokunnan ilmoittajansuojelulain mukaiseen lakisääteiseen velvoitteeseen.

6 Rekisterin tietosisältö

Ilmoitus käsitellään aina luottamuksellisesti ja ilmoittajan henkilöllisyys on vain asiaa selvittävien tahojen tiedossa. Ilmoittajasta kerätään vähintään nimi, ja ilmoittajan yhteys/sidos Suomenlinnan hoitokuntaan. Ilmoittaja voi itse antaa itsestään myös enemmän henkilötietoja.

Tyypillisesti ilmoituksiin voi sisältyä henkilötietoja, esimerkiksi nimi ja yhteystiedot ilmoituksen kohteena olevasta henkilöstä sekä muista asiaan liittyvistä henkilöistä, kuten todistajista.

7 Henkilörekisterin sisältämien henkilötietojen säilytysaika

Ilmoituskanavien kautta tulevat tiedot poistetaan viiden vuoden kuluttua ilmoituksen saapumisesta, ellei niiden säilyttäminen ole välttämätöntä ilmoittajansuojelulaissa tai muussa laissa säädettyjen oikeuksien tai velvoitteiden toteuttamista varten taikka oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Henkilötiedot, joilla ei selvästi olisi merkitystä ilmoituksen käsittelyn kannalta, poistetaan ilman aiheetonta viivytystä.

Webropol Oy säilyttää varmistuksia kaksi viikkoa.

8 Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään ilmoituskanavaan tai turvaviestillä tehdyistä ilmoituksista sekä ilmoituksen kohteen selvittelyn yhteydessä Suomenlinnan hoitokunnan sisäisistä tietolähteistä, kuten asiaan mahdollisesti liittyviltä henkilöiltä ja tarvittaessa IT-järjestelmien tietoja hyödyntäen.

9 Tietojen siirto, luovuttaminen ja vastaanottajat

Suomenlinnan hoitokunnassa ilmoituskanavan kautta vastaanotettujen ilmoitusten käsittelystä vastaa erikseen nimetty ilmoitusten käsittelytiimi. Lisäksi ilmoituksen käsittelyyn saattaa osallistua rajattu määrä muita tapauksen käsittelyn kannalta välttämättömiä asiantuntijoita sekä viraston sisäisestä tarkastuksesta vastaava virkamies. Jos joku on esteellinen, hän ei osallistu ilmoituksen käsittelyyn. Ohjeissa ilmoituskanavan käyttöön löytyy tiedot, ketkä ovat Suomenlinnan hoitokunnan käsittelytiimin jäseniä.

Ilmoittajansuojelulain mukaan ilmoituksen käsittelyyn nimetty henkilö saa antaa tiedon ilmoittajan ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä ja henkilöllisyyden suoraan tai epäsuorasti ilmaisevat muut tiedot ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi nimetylle muulle henkilölle, jos tiedon antaminen on välttämätöntä ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämiseksi.

Lisäksi hän saa antaa vastaavat tiedot, jos tiedon antaminen on tarpeen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä varten, esitutkintaviranomaiselle rikosten ennalta estämistä, paljastamista, selvittämistä ja syyteharkintaan saattamista varten, syyttäjälle syyttäjälaitoksesta annetun lain (32/2019) 9 §:ssä säädettyjen tehtävien suorittamista varten tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi tuomioistuinkäsittelyssä, tuomioistuimen ulkopuolisessa oikeudellisessa menettelyssä tai hallinnollisessa menettelyssä. Ilmoituksen käsittelystä vastaava henkilö Suomenlinnan hoitokunnassa ilmoittaa ilmoittajalle etukäteen hänen henkilöllisyytensä ilmaisemisesta, jollei tällainen tieto vaaranna asiaan liittyvää ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämistä, esitutkintaa tai oikeudenkäyntiä.

Ilmoituskanavana käytetään Webropolin tarjoamaa ja ylläpitämää palvelua. Webropolin työntekijöillä ei ole pääsyä kanavassa oleviin ilmoituksiin ilman Suomenlinnan hoitokunnan nimenomaista suostumusta. Webropolin yleinen tietosuojaseloste osoitteessa https://webropol.fi/tietosuojaseloste/.

10 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen sisällä.

11 Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti.

Pääsy tietojärjestelmissä käsiteltäviin tietoihin on vain rekisterinpitäjän erikseen nimeämillä ja valtuuttamilla henkilöillä. Käyttöoikeuksien ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisesti.

Tietoverkko ja päätelaitteet, joissa rekisteri sijaitsee, on suojattu teknisin toimenpitein.

12 Mahdollisen automaattisen päätöksenteon olemassaolo

Tietojen perusteella ei suoriteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

13 Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty.

Rekisteröidyn yleisen tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaista oikeutta tutustua tietoihin voidaan rajoittaa ilmoittajansuojelulain nojalla ilmoitettujen henkilötietojen osalta, jos se on välttämätöntä ja oikeasuhtaista ilmoituksen paikkansa pitävyyden selvittämisen turvaamiseksi tai ilmoittajan henkilöllisyyden suojaamiseksi. Jos vain osa rekisteröityä koskevista tiedoista on sellaisia, että ne jäävät em. tarkoitetun oikeuden ulkopuolelle, rekisteröidyllä on oikeus saada tietää muut häntä koskevat tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa em. rajoituksen syyt ja pyytää muiden tietojen pyytää tietojen antamista tietosuojavaltuutetulle tietosuojalain (1050/2018) 34 §:n 3 ja 4 momentin mukaisesti.

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa hänestä rekisteröityjä tietoja vain rajoitetusti (ks. tämän tietosuojaselosteen kohta 12) sekä ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvien että muiden väärinkäytösilmoitusten osalta. Jos rekisteröidylle voidaan luovuttaa tällaisia muita häntä koskevia tietoja ilmoituksen käsittelyä ja tutkintaa vaarantamatta, voi rekisteröity pyytää näiden tietojen oikaisua tai poistamista.

Ilmoittajansuojelulain soveltamisalaan kuuluvien ilmoitusten osalta Suomenlinnan hoitokunta käsittelee henkilötietoja lakisääteisen tehtävän toteuttamiseksi eikä rekisteröidyllä ole oikeutta vastustaa tietojen käsittelyä.
Tietosuoja-asetuksen 18 artiklaa rekisteröidyn oikeudesta käsittelyn rajoittamiseen ei sovelleta ilmoittajansuojelulaissa tarkoitettuun henkilötietojen käsittelyyn.

Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa rekisterinpitäjälle tämän selosteen kohdassa 15 kuvatulla tavalla.

Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.

14 Rekisteröidyn suostumuksen peruuttaminen

Henkilötietojen käsittely ei perustu suostumukseen.

15 Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön. Yhteystiedot löytyvät tämän selosteen kohdasta 3.

Rekisteröidyn on pyydettäessä osoitettava henkilöllisyytensä asian käsittelyn yhteydessä.

16 Muu informaatio

Tämä tietosuojaseloste on nähtävillä viraston verkkosivuilla osoitteessa

Tietoturvallisuus ja henkilötietojen käsittely.