Laura Nygård: Kuulumisia telakan arkiston ääreltä

Syksyllä 2017 päätehtäväni oli järjestää ja luetteloida telakan historiaan, rakenteisiin ja laitteisiin liittyviä asiakirjoja. Telakka ja teollinen kulttuuriperintö ei ollut aiemmin minulle juurikaan tuttua, joten oli mahtavaa tutustua uuteen aiheeseen. Sen sijaan aineiston luettelointi, kuvailu ja järjestäminen olivat entuudestaan tuttuja kulttuuriperinnön tutkimuksen, säilyttämisen ja hallinnoinnin menetelmiä aiemmista opinnoista ja työtehtävistä.

Valmethan lopetti toimintansa telakalla 1985, jonka jälkeen hoitokunta on ylläpitänyt ja kunnostanut telakkaa sekä suunnitellut, millaiseen toimintaan telakkaa käytetään. Suurin osa järjestämästäni aineistosta on siis vuoden 1985 jälkeen laadittuja asiakirjoja, mutta mukaan mahtuu myös vanhempaa aineistoa. Esimerkiksi telakan vanhin yhä käytössä oleva painehöyrykattila on otettu käyttöön vuonna 1899, kattila tarkastetaan neljän vuoden välein ja kaikki dokumentit tarkastuksista on tallella.

Niittien poistoa ja digitointia

Järjestämäni asiakirjat olivat pääasiassa erilaisia muistioita, pöytäkirjoja sekä piirustuksia (arkkitehti-, rakennesuunnittelu-, kallioteknisiä, sähkö ja LVI). Asiakirjojen sisältö koskee telakan rakenteiden ja laitteiden, esimerkiksi nosturien, kunnostamista ja suunnittelua sekä toiminnan kehittämistä.

Työn alkuvaiheessa mappeja oli yli sata, mutta määrä pieneni 46 arkistoyksikköön (ja karttarullat päälle), kun kaksoiskappaleet poistettiin. Käytännön järjestelytyö koostui niittien, paperiliittimien ja muovien poistamisesta papereista, sillä vuosien kuluessa ne vahingoittavat paperia ja muovi tekee musteesta lukukelvotonta. Paperit järjestettiin arkistoyksiköihin eli harmaisiin, arkistokelpoisiin mappeihin. Yksiköt sijoitetaan hoitokunnan arkistotilaan. Asiakirjoja haetaan arkistoluettelon avulla, johon on kuvailtu järjestys sekä metatiedot asiakirjoista.

Asiakirjat on digitoitu eli skannattu, jolloin niitä on mahdollista käyttää sähköisesti. Tulevaisuudessa ainakin osan asiakirjojen päätearkisto on Kansallisarkisto, joka arkistoi viranomaisten tuottamia aineistoja sekä muita yhteiskunnan ja tutkimuksen kannalta merkityksellisiä tietoaineistoja.

Arkistotieto antaa pohjatiedon restaurointiin

Mikä merkitys asiakirjojen säilyttämisellä, järjestämisellä ja digitoinnilla sitten on? Telakan asiakirjat ovat merkittäviä kahdesta syystä: ne ovat osa Suomenlinnan materiaalista kulttuuriperintöä sekä ne ovat tärkeitä tietolähteitä työskentelylle. Aina, kun jotain korjataan tai restauroidaan, palataan kohteen aiempiin tietoihin.

Asiakirjojen laatimiseen ja säilyttämiseen liittyy myös lainsäädäntöä, jotka asettavat omat vaatimukset säilyttämiselle tai hävittämiselle. Järjestetyt asiakirjat takaavat sen, että tarvittava tieto on löydettävissä melko vaivattomasti, kun työn lomassa täytyy palata aiempiin päätöksiin, kehittämisajatuksiin, suunnitelmiin, dokumentointiin, tutkimustuloksiin ja työselityksiin sekä kohteen historiatietoihin.

Laura Nygård
Suunnittelija
Suomenlinnan hoitokunta