Tietopyynnöt
Suomenlinnan hoitokunta on opetus- ja kulttuuriministeriön alainen valtion virasto, joka hallinnoi, ylläpitää, restauroi ja esittelee Suomenlinnaa. Viraston arkistoaineisto käsittää viraston tuottamat asiakirjat vuodesta 1973 alkaen.
Suomenlinnan hoitokunnan tietovarantoihin ei ole mahdollista tutustua sähköisen rajapinnan kautta.
Tietopyynnöt tehdään:
- kirjeenä osoitteeseen Suomenlinnan hoitokunta, kirjaamo, Suomenlinna C40, 00190 Helsinki
- sähköpostilla osoitteeseen kirjaamo@suomenlinna.fi
Pyydetyt tiedot luovutetaan joko sähköisinä tai paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä.
Ethän lähetä arkaluonteisia henkilötietoja, kuten henkilötunnuksia sähköpostitse ilman salausta. Ota ensin yhteyttä, niin saat ohjeet, joiden mukaan voit välittää tiedot sähköpostilla turvallisesti.
Suomenlinnan hoitokunnan arkisto
Hoitokunnan ylläpitämä arkisto käsittää Suomenlinnan restaurointiin ja kunnossapitoon liittyviä hankkeita sekä hankkeiden dokumentointiin liittyvää aineistoa vuodesta 1973 alkaen.
Arkisto sisältää:
- Kuva-aineistot (hankkeiden dokumentointi, Suomenlinnan esittelykuvia)
- Piirroskokoelmat
- Arkistokokoelmat
- Jaostojen pöytäkirjat
- Diaarikirjat (saapunut ja lähtenyt posti vuodesta 1973-)
- Hoitokunnan järjestämät tapahtumat, hankkeet
- Hoitokunnan toimittamat julkaisut
Tietopyyntö voidaan tehdä esimerkiksi Suomenlinnan saaren, rakennuksen numeron, hankkeen nimen, vuosiluvun, kirjeen lähettäjän tai vastaanottajan perusteella.
Asianhallintarekisteri
Suomenlinnan hoitokunta ylläpitää asianhallintarekisteriä. Rekisterin käyttötarkoitus: asioiden käsittelyn seuranta, päätöshakemisto (esityslistat, pöytäkirjat ja päätökset), asiakirjahakemisto, sopimustenhallinta ja tietopalvelu.Tietoaineistot on luokiteltu tehtäväluokkiin 0-14, kuntien tehtäväluokituksen mukaan.
Tietojärjestelmä on Virasto Vahva Public 360 -järjestelmä.
Asianhallintarekisteri sisältää:
- Asianhallinta (diaari) Luettelo vireille tulleista asioista, asioiden käsittelyn ja määräaikojen seuranta, asia- ja asiakirjahakemisto
- Käsiteltäviin asioihin liittyvät saapuneet ja laaditut/skannatut asiakirjat ja muut asiakirjat esim. muistiot
- Esityslistat ja pöytäkirjat
- Päätökset
- Lausuntopyynnöt ja lausunnot
- Alueiden ja liiketilojen vuokrasopimukset sekä yhteistyö- ja hankintasopimukset
Tietopyynnöissä voidaan käyttää hakutekijöinä esimerkiksi henkilön tai organisaation nimeä, diaarinumeroa, Suomenlinnan rakennustunnusta, asiakirjan laatijan nimetä tai asiasisältöön liittyvää hakusanaa.
Johtokunnan pöytäkirjat ovat luettavissa myös viraston verkkosivuilta.
Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden viikon kuluessa tietopyynnön vastaanottamisesta. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on maksimissaan yksi kuukausi.
Pyydetyt tiedot luovutetaan joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä.
Pääperiaatteena on, että viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei lainsäädännössä toisin todeta.
Viranomaisen laatima asiakirja tulee julkiseksi mm. seuraavissa tapauksissa (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta, 21.5.1999/621)
- merkintä viralliseen luetteloon, esim. diaariin tai nimikirjaan, heti kun se on tehty
- kun tarjous-, tilaus-, selvitys- tai lausuntopyyntö, esitys, ehdotus, aloite tai hakemus liiteasiakirjoineen on allekirjoitettu
- kun kyseessä on tutkimus tai tilasto, joka on valmis käyttötarkoitukseensa
- kun pöytäkirja on allekirjoitettu, jollei sitä ole laadittu asian valmistelemiseksi tai viranomaisen sisäistä työskentelyä varten
Viranomaiselle toimitettu asiakirja tulee julkiseksi, kun viranomainen on sen saanut, jollei asiakirjan julkisuudesta tai salassapidosta toisin säädetä.
Keskeneräiset, valmisteltavana olevat asiakirjat ja hoitokunnan sisäiset ehdotukset, lausunnot, muistiot ja muut selvitykset ovat asiakirjoja, joista voidaan antaa tietoja vain viraston harkinnan mukaan.
Pääosa hoitokunnan salassa pidettävistä asiakirjoista on salassa pidettäviä julkisuuslain tai EU:n tietosuoja-asetuksen ja kansallisen tietosuojalain perusteella.
Suomenlinnan hoitokunnan tietosuojaperiaatteet ja tietosuojaselosteet julkaistaan viraston sivulla. Siirry tietosuojaperiaatteet -sivulle.
Johtokunnan kokoonpano ja pöytäkirjat, sekä viralliset asiakirjat julkaistaan hoitokunnan sivulla. Siirry johtokunta-sivulle. Siirry asiakirjasivulle.
Suomenlinnan hoitokunnan ylläpitämät palvelut julkaistaan myös suomi.fi sivulla. Siirry sivustolle tästä.
Lue tästä Suomenlinnan hoitokunnan Asiakirjajulkisuuskuvaus 2022